Coworking to nie tylko praca

Coraz więcej firm decyduje się nie na wynajem całego biura, a na wynajem przestrzeni coworkingowej. Co im daje takie rozwiązanie?

 

Biura serwisowane, biura elastyczne, service offices czy flexi offices, popularnie zwane biurami coworkingowymi, najczęściej kojarzone są z miejscem pracy dla freelancerów lub dla osób, których nie stać na wynajem biura, a którym warunki domowe nie pozwalają na pracę z własnego mieszkania. Tymczasem coworking staje się coraz popularniejszym rozwiązaniem także dla większych firm. I to nie tylko tych zatrudniających 2-3 pracowników, ale także znacznie bardziej rozbudowanych.

 

Obniżenie kosztów

Z całą pewnością można przyjąć, że najem powierzchni coworkingowej jest dla firm dużo korzystniejszy niż wynajem tradycyjnego biura. Po pierwsze stawki abonamentów są znacznie niższe niż stawki miesięcznych czynszów najmu, a poza tym w abonamencie coworkingowym mieszczą się wszystkie koszty, które w przypadku biura najemca musi ponieść dodatkowo –opłaty za media, Internet, usługi utrzymania czystości czy papier do drukarki. Zazwyczaj w cenie znajduje się także dostęp do kawy czy herbaty. Sumując wszystkie koszty, jakie przedsiębiorca ponosi, wynajmując biuro (łącznie z zakupem drukarki czy mikrofalówki) korzystanie z przestrzeni w elastycznym biurze może okazać się maksymalnie o 5 proc. droższe niż utrzymanie własnego biura. Za to jednak nie trzeba martwić się o zakupy sprzętu czy wykończenie wnętrz, ponieważ wszystko dostaje się w ramach umowy. Taka forma organizacji biura może jednak okazać się nieopłacalna w przypadku większej ilości pracowników. Suma abonamentów i opłat dodatkowych może znacząco przewyższać koszt najmu tradycyjnego biura.

 

Elastyczność

Dodatkowym atutem, wpływającym na koszty jest brak długotrwałych zobowiązań. Nawet duże firmy czasem pracują projektowo, a pracownicy migrują między oddziałami ulokowanymi w różnych miastach (czy nawet państwach) na określony czas. Dla takich przedsiębiorstw coworking również jest lepszym rozwiązaniem, gwarantuje bowiem większą elastyczność niż daje najem tradycyjnego biura. Umowy na korzystanie z elastycznej przestrzeni mają krótkie terminy wypowiedzenia,  w przeciwieństwie do tradycyjnych umów najmu – dają więc komfort, możliwość rezygnacji lub zmiany w dowolnym czasie. Niektóre biura, pozwalają na korzystanie z przestrzeni w ramach swojej sieci, ulokowanych na całym świecie. Wśród najemców biur serwisowanych nie brakuje liderów na rynku e-commerce, dla których praca biurowa skupia się w rękach kilku osób, resztę stanowią sklepy rozlokowane w całym kraju. Flexi biura są także doskonałą alternatywą dla firm, które szybko powiększają się, ale wciąż oczekują na własne, docelowe biuro. Te z kolei, w miarę powiększania się zespołu, nie ryzykują ciasnoty w tymczasowo wynajętym, małym biurze, ale mogą wynajmować dodatkowe stanowiska pracy wg własnych potrzeb. W odwrotnej sytuacji – redukcji etatów – możliwa jest także szybka rezygnacja z części najmu.

 

Możliwość pracy w grupie i wymiana doświadczeń

Dla wielu osób, nawet tych, którym w domu nie przeszkadzają pozostali domownicy, coworking jest przede wszystkim szansą na osobiste kontakty z innymi ludźmi. Jednoosobowa działalność, jak by nie była wymarzona i wspaniała, często wiąże się z pracą w samotności, a kontakty z klientami i kontrahentami ograniczają się zazwyczaj do wymiany korespondencji i rozmów telefonicznych. Tymczasem stadny instynkt człowieka powoduje, że odczuwa on potrzebę kontaktu nie tylko z własną rodziną i najbliższym otoczeniem. Pracownicy wieloosobowych firm mają taką możliwość na co dzień. Dla osób pracujących w pojedynkę taką szansę stwarza właśnie coworking. Można mieć wrażenie, że pracuje się w wielkiej firmie, wciąż pracując wyłącznie dla siebie.

Możliwość spotykania innych osób daje jeszcze inne korzyści – już nie tylko dla ducha, ale także dla biznesu. W przestrzeni coworkingowej zazwyczaj pracują osoby zajmujące się bardzo zróżnicowanymi dziedzinami – od grafików, przez tłumaczy, architektów, specjalistów IT, marketingowców aż po firmy rekrutacyjne, inżynieryjne, kancelarie prawnicze, biura księgowe, zarządy dużych firm oraz firmy z sektora e-commerce i technologii. Jest to doskonała okazja do wymiany usług, nawiązywania współpracy i pracy nad połączonymi projektami. Możliwość konsultowania spraw na miejscu, na bieżąco, bez konieczności przesyłania sobie materiałów i oczekiwania na odpowiedź znacznie przyspiesza pracę i z korzyścią dla obu stron wpływa na efektywność działań.

 

Święta i weekendowe wypady

Ale biznes w flexi biurze to nie wszystko. Niektóre przestrzenie coworkingowe dbają o klimat panujący w danym miejscu pracy nie tylko poprzez udostępnienie komfortowych biurek, darmowej kawy i dostępu do drukarki. Wiele dba także o integrację między swoimi klientami, oferując i planując atrakcje i wydarzenia po godzinach. Standardem stały się coworkingowe „Wigilie” w czasie Bożego Narodzenia, ale coraz powszechniejsze są także inne aktywności, jak weekendowe wspólne wyjazdy lub imprezy integracyjne. Niektóre biura idą nawet o krok dalej i umożliwiają swoim najemcom udział w takich wydarzeniach jak wspólne szkolenia i wystąpienia w bardzo luźnej, wieczornej atmosferze. Udostępniają także swoim najemcom aplikację, za pomocą której mogą łączyć się z osobami z całego świata, korzystającymi z biurowej przestrzeni w ramach tej samej sieci.

Wiele przestrzeni coworkingowych otwiera się w nowoczesnych biurowcach, oferując swoim abonentom nie tylko dostęp do własnego zaplecza, ale także do udogodnień oferowanych w biurowcu dla wszystkich jego najemców. Flexi biura otwierają się w budynkach klasy A o najwyższych standardach, w dogodnej lokalizacji i z komfortowym dojazdem. Jakość wyposażenia i wygląd biur są bardzo wysokie, bo i oczekiwania oraz wymagania pracowników są coraz wyższe. Ta pieczołowitość doceniana jest także przez jurorów licznych konkursów. I tak np. warszawska przestrzeń biznesowa Spaces została w 2019 laureatem konkursu Office Super Star. Pracownicy coworkingów mają więc często możliwość korzystania z takich udogodnień jak siłownia lub klub fitness, a nawet basen. W wielu miejscach znajdują się też inne istotne z punktu widzenia pracownika usługi, jak żłobek czy przedszkole. Nic zatem dziwnego, że coworking rośnie w siłę i przybywa chętnych do korzystania z tego modelu.

 

Plusy i minusy

Elastyczna oferta, kontakty międzyludzkie i obniżenie kosztów prowadzenia biura to najważniejsze z cech charakteryzujących coworking. Wybierając flexi biuro, trzeba jednak zawsze określić swoje priorytety, bo może się okazać, że oferta, która wydaje się atrakcyjna, wcale nie jest dopasowana do naszych potrzeb. Najważniejsza jest analiza naszych oczekiwań i korzyści, jakie dodatkowo – poza samym miejscem do pracy – oferuje coworking. Być może właśnie te wartości dodane, znajdujące się poza sama przestrzenią – jak globalny dostęp, oferta szkoleń czy darmowy dostęp do określonych usług – będą dla nas korzystniejsze niż wyposażenie, lokalizacja czy niska cena. Niestety też w coworkingu wiele spraw nie zależy od nas i nie mamy wpływu na czas realizacji napraw, zakupów czy innych zobowiązań. Ze względu na duże zróżnicowanie ofert biur elastycznych, trzeba także wnikliwie analizować koszty i umowy, szczególnie zapisy dotyczące ewentualnych dodatkowych, niestandardowych opłat.