Pięć kroków
do lepszego biura

Kiedy zbliża się czas wygaśnięcia umowy najmu biura, wielu rozważa jego zmianę na „lepsze”. Ale co tak naprawdę powinniśmy brać pod uwagę, chcąc uzyskać efekt lepszego biura i jakie kroki podjąć, by jego zmiana także naszej firmie wyszła na lepsze?

Zmiana biura ma zazwyczaj na celu polepszenie komfortu pracy, ale może także mieć na celu generowanie oszczędności. Jeśli w ogóle rozważasz zmianę biura, najlepszym rozwiązaniem będzie kontakt z naszą agencją. Podpowiemy możliwe scenariusze, pomożemy dobrać właściwe rozwiązania, doradzimy na każdym etapie podejmowania przez ciebie decyzji. Na początek podpowiadamy jakie kroki należy podjąć, by zamienić biuro na faktycznie lepsze, a nie gorsze.

Krok pierwszy – strategia

Pierwszym i podstawowym krokiem, jaki należy podjąć myśląc o zmianie biura jest przemyślenie strategii firmy – i to w perspektywie kilkuletniej. Standardowe umowy najmu to kontrakty kilkuletnie, więc jeśli planujemy duże zmiany w firmie, np. znaczny jej rozwój, możemy wkrótce zderzyć się z problemem braku miejsca, a pracownikom w pewnym momencie zrobi się po prostu ciasno. Ponadto ostatnie miesiące nauczyły nas, że życie potrafi naprawdę zaskakiwać, więc należy w strategii uwzględniać także nieprzewidywalne sytuacje – zmianę warunków otoczenia biznesowego, niezależne od nas, ale także doświadczenia pracy zdalnej i nastawienie pracowników w firmie do współpracy we wszystkich przetestowanych ostatnio systemach – stacjonarnym, zdalnym i hybrydowym. Chcąc więc zmieniać biuro na lepsze może warto rozważyć najem biura flexi zamiast lokalu na wyłączność, które daje możliwości zmiany warunków umów na wypadek zwiększonych potrzeb i nieprzewidzianych okoliczności.

Krok drugi –  analiza

Drugą, nieco inną, ale ściśle powiązaną kwestią, jest analiza zadań, jakie wykonują w firmie osoby w niej zatrudnione. Zakres obowiązków pracownika w dużej mierze wpływa na potrzeby związane z jego stanowiskiem pracy, jej komfortem i – w dalszej kolejności efektywnością  i nastawieniem pracownika do pracy. Oczywistym jest, że innego stanowiska potrzebują osoby pracujące fizycznie, a innego umysłowo, ale nawet te wykonujące pracę biurową mają różne wymagania uzależnione od rodzaju wykonywanych czynności. Należy wziąć także pod uwagę takie aspekty jak spotkania z klientami, praca indywidualna a zespołowa, hierarchia w firmie, a następnie dopasować do nich wielkość i charakter wynajmowanej powierzchni. Warto też zwrócić uwagę na to, by biuro zapewniało nie tylko komfort, ale i bezpieczeństwo pracy, tak aby pracownicy nie tylko nie bali się, ale chcieli do niego przyjść i w nim pracować.

Krok trzeci – projektowanie

Wynajmując nowe biuro lub zmieniając je na inne nie należy działać pochopnie, ale uprzednio je zaplanować. Kiedy mamy już dopracowaną wizję rozwoju i przeanalizowane potrzeby kolejnym krokiem powinno być zaplanowanie przestrzeni. Biuro powinno bowiem być miejscem, które wspiera firmę w jej działaniach i rozwoju, zarówno pod względem pracowniczym, ale także marketingowym i wizerunkowym. Jeśli nie mamy umiejętności myślenia przestrzennego, warto wesprzeć się pomocą architekta lub doradcy ds. nieruchomości, którzy pomogą zaplanować biuro tak, by wspierało firmę na każdym etapie.

Krok czwarty – wybór lokalizacji

Samo wnętrze to jeszcze nie wszystko. Kiedy dowiemy się już jak ma wyglądać nasze idealne biuro, jakie powinno być duże i jak urządzone, powinniśmy w kolejny kroku zastanowić się gdzie powinno ono się znajdować. Lokalizacja firmy to niezwykle ważny punkt na mapie prowadzenia biznesu. Nie tylko mówi wiele o prestiżu firmy, decyduje o tym z jaką łatwością dotrą do niej nasi klienci, ale przede wszystkim czy nasi pracownicy będą chcieli do niej dojeżdżać. Dobre połączenia komunikacyjne to wartość dużo większa niż lokalizacja w centrum miasta lub w najbardziej prestiżowej dzielnicy. Dogodny dojazd samochodem i wystarczająca ilość miejsc parkingowych, potrafi przyciągnąć pracownika o niebo lepiej niż najdroższa karta multisport. Dzięki dogodnej lokalizacji możemy liczyć na najlepszych specjalistów, którzy zechcą u nas podjąć pracę, a później w niej pozostać.

Krok piąty – finalizacja umowy

Ostatnim krokiem do postawienia, kiedy znajdziemy już idealne biuro w idealnej lokalizacji, to negocjacja warunków umowy jego najmu. Tu zdecydowanie powinniśmy się zdać na doświadczenie i pomoc agentów nieruchomości komercyjnych (np. na takich jak Corees Polska), którzy przeprowadzą nas przez cały proces najmu biura od początku do końca i wynegocjują dla nas najlepsze warunki.